▲難波弘匡取締役（32）は「社内で行なってきた業務を抽出して落とし込んだシステム」と話す

メールのやり取り全て排除

イベント運営のメジャース（東京都港区）が、イベント担当者の業務を軽減する運営管理ソフト「イベントクラウドミックス」を4月末に販売開始となる。出展者、出展営業先、登壇者、来場者、参加者などのデータ管理と業務連絡、HPや販促物の製作、会場やディプレイ会社との業務連絡、社内情報共有の状況を一括管理できる。展示会や講演会を主催するイベント専門会社から、社内セミナーを行う企業まで、幅広い企業に向けて必要な機能に応じた料金プランを用意して販売していく。

イベントクラウドミックスは担当者の作業工数を減らすために、メールを使った情報の受け渡しを廃した。代わりに、取り入れたのは承認型の業務体系だ。責任権限を持つ人が業務の進捗を共有で閲覧できるようにして、責任者が承認ボタンを押せばすぐに実行されるというものだ。

例えば、セミナーのタイトルを決める場合、担当者と講師が打ち合わせたものを、責任者が承認すると、ホームページ上に決定情報として即時公開される。印刷用のリーフレットを作ってあれば、決定情報としてデザイン担当者も同時に把握できる。社内外含めメールの転送、コピーアンドペーストといった作業が大幅に削減される。

来場者管理も機能に含まれる。イベントに来場した顧客情報を管理して、メールの配信や情報の集計が可能だ。名刺管理ソフト「sansan」など外部のマーケティングソフトと連携させることもできる。

利用料金はデータ容量と機能別に設定されており、1アカウントにつき、月額9800円～8万円までで、初期費用は無料にしている。

開発を担当した難波弘匡取締役は「最も時間をかけたのは要件定義」と話す。イベント運営にあたる社内スタッフのあらゆる作業を抽出し、業務課題が散見される既存のオペレーションをシステムで汎用的に対応できるように定義を行った。業務の選別を進める中で、社内業務の効率化も一段と進んだようだ。

国際イベントニュース編集長　東島淳一郎

2009年全国賃貸住宅新聞社入社。劇団主宰者から銀行勤務を経て30歳で記者に転身。７年間の記者生活を不動産市場で過ごす。2016年9月、本紙創刊とともに現職。